סריקת מסמכים – הכי זולים בארץ
השימוש במסמכי נייר הוא אחד הגורמים הגדולים ביותר התורמים לכריתת יערות מוגברת. עצים הם התקווה שלנו ליצירת אוויר נקי וסביבה ירוקה. לעצים תרומה חשובה בהפחתת המזהמים הנמצאים בשפע באוויר, וככל שהם פוחתים, נגרם נזק לשכבת האוזון. מה ששומר עלינו מפני נזקים כבדים מקרני השמש היא בסך הכול שכבה דקה באטמוספרה. חשיפה ממושכת לקרני השמש ושאיפת אוויר מזוהם גורמים באופן ישיר לבעיות רפואיות גדולות. ככל שבני האדם ימשיכו לבזבז נייר המיוצר מעצים, הבעיה הקיימת תחמיר.
אם כן כיצד ניתן להפחית את השימוש בנייר?
המגזר העסקי הוא הבזבזן והמשתמש הגדול ביותר בנייר. אם תחפשו בזכוכית מגדלת של שען חרש לא תמצאו ארגון שאינו משתמש בכמויות גדולות של נייר. בין אם הוא מייצר את הנייר במדפסות ובמכונות צילום, ובין אם הוא מקבל את מסמכי הנייר מגורמים חיצוניים. כולם מבזבזים נייר.
ארגונים חכמים הבינו שמלבד הצורך לשמור על כדור הארץ, הם יכולים לחסוך כסף רב ולייעל את סביבת העבודה שלהם. הם התחילו בתהליך הנקרא סריקת מסמכים במהלכו חברה חיצונית המתמחה במתן שירותי סריקה, סורקת את מסמכי הנייר שלהם, נותנת שם לכל מסמך, מתייקת את המסמך הדיגיטלי בתיקיה המתאימה במחשב, ומנהלת את כל המסמכים הארגוניים בתוכנה לניהול מסמכים.
המסמכים שנסרקים לארכיון דיגיטלי מנוהלים באמצעות מערכת ניהול מסמכים שתוכננה במיוחד עבור הארגון ותואמת את דרישותיו. ארגון שרוכש תוכנה לניהול מסמכים שהותאמה לצרכיו, יגלה כי התוכנה מאפשרת לו לנהל את המסמכים בקלות, היא מספקת רמת אבטחה נאותה למסמכים המאוחסנים בה, והיא מאפשרת מעקב, ניהול ואחזור כמות גדולה של קבצים דיגיטליים.
מערכת ארכיון דיגיטלי חוסכת לארגון זמן יקר המבוזבז בחיפוש ידני של מסמכים. המערכת מאפשרת שליפת מסמכים בלחיצת כפתור מבלי לקום מהכסא. המגזר הביתי שמתקנא במערכות הללו מתחיל להיחשף לפתרונות דומים המוצעים לו תמורת תשלום חודשי עבור הסריקה וניהול המסמכים במחשוב ענן.
למה בעצם אנחנו צריכים נייר?
הנייר חיוני כיום בחיינו כפי שאמצעי התקשורת שלנו חיוניים. ניסיתם לדמיין עצמכם ללא מחשב ואינטרנט, ללא טלפון סלולארי או טלפון קווי? 99% מאוכלוסיית העולם המערבי מחוברת בדרך זו או אחרת לאמצעי תקשורת המאפשרים להם קשר עם הזולת.
מסמכי נייר מהווים כיום אסמכתא לביצוע עסקאות. התיעוד המודפס על הנייר היא הוכחה ניצחת לביצוע העסקה והיא מהווה הסדר לגיטימי בין שני הצדדים. ארגונים מייצרים תעודות משלוח וחשבוניות המלווים מוצרים שהם מוכרים ושירותים שהם נותנים. חתימת הלקוח מהווה אסמכתא שבוצעה עסקה. אם המסמך החתום אבד, קשה להוכיח שהשירות או המוצר סופק. כשארגון רוצה להבטיח לעצמו שמסמכים חתומים כגון תעודות משלוח, הזמנות, חשבוניות וחוזים חתומים לא ייעלמו, הוא עושה סריקת מסמכים.
רוצים ללמוד עוד על הפתרונות שלנו לסריקת מסמכים?
חייגו עכשיו 054-5880060
