סריקת מסמכים בכפר סבא רעננה
אנשים רבים מתייחסים לעתים לעבודתם כאילו הם קבלני נייר. התחושה נכונה כיוון שמנהלי משרדים וארגונים שעובדים בשיטה הישנה המעודדת צבירת נייר ומסמכים וסותמת את המשרד עם הררי קלסרים, מטילים על העובדים משימות רבות שרובן מצריך הזזת ניירת ממקום למקום.
אם אתה מנהל עסק וטרם נחשפת למתודולוגיה של "סריקת מסמכים" ועבודה עם תוכנה לניהול מסמכים בארכיון דיגיטלי או חברה לסריקת מסמכים, קרוב לוודאי שאתה מוצא את עצמך מתמודד עם מסמכים יותר ממה שהיית רוצה. זה הזמן לחשוב על מעבר לשיטה הדיגיטלית באמצעות ניהול מסמכים, סריקה למחשב של מסמכי נייר (בעזרת תוכנה לסריקת מסמכים) ושימוש בסורק מסמכים.
סריקת מסמכים – גיבוי למסמכי מקור
סריקת מסמכים (או דימות מסמכים) הוא תהליך שבו מסמכי נייר מכל מיני סוגים הופכים להיות קבצים דיגיטליים הניתנים לניהול במחשב. את הסריקה מבצעים באמצעות סורק מסמכים המחובר למחשב ושומר את תוצרי הסריקה בהתקני אחסון דיגיטליים. אם לדוגמה ברצונך לשמור מסמך מודפס או מסמך שיוצר בארגון אחר ונשלח לארגונך, כל שעליך לעשות הוא להכניס אותו לסורק מסמכים מקצועי המחובר למחשב ולהתחיל לסרוק.
לאחר שתבצע את הסריקה, אתה מקבל קובץ דיגיטלי אותו תוכל לאחסן במחשב, או על גבי תקליטור או בכל התקן אחסון אחר. מערכות סריקה של מסמכים יכולות לבצע סריקה של מסמכים שיוצרו במדפסות, מכונות פקס, מכונות צילום, מדפסות, ספרים ועוד.
סריקת מסמכים לחברה
סריקת מסמכים חשובה מאוד במיוחד בעסקים, כדי לעקוב אחר כל המסמכים שקשורים בחשבוניות, תעודות משלוח, הזמנות וכדומה. סריקת וניהול הקבצים בתוכנת ניהול מסמכים מאפשרת לארגון להתנהל באופן יעיל המאפשר לבצע ביקורת אחר הוצאות והכנסות העסק. מערכת ניהול מסמכים העוקבת אחר רשומות, מראה מסמכים ואסמכתאות הקשורים לביצוע עסקאות.
הצגת הרשומות של המערכת העסקית עם חברות אחרות יכולות לעזור לך להחליט אם הארגון יכול להיכנס למיזמים חדשים, וגם להגדיל את אמינות העסק בפני משקיעים פוטנציאליים, בפרט אם העסק מעוניין להתרחב והוא רוצה לקבל השקעות חדשות או הלוואה. שמירת רשומות כגון חשבוניות, תעודות משלוח או הזמנות חתומות בכתב יד נחוצות לפעמים במקרים בהם אתה עומד מול תביעה משפטית. מסמכים אלה יכולים לשמש כראיה בהליכים בבית המשפט כשיש ויכוח האם הסחורה סופקה, התקבלה, נשלחה והוכנסה למלאי העסק.
להצעת מחיר חייג עכשיו 054-588-0060