חברה לסריקת מסמכים
בכל ארגון, קטן כגדול, נוצרת הצטברות של ידע הפזור על פני אלפי ועשרות אלפי מסמכים. ככל שחולפות השנים מספר המסמכים בארגון מכפיל את עצמו. אחת הסיבות שארגונים שומרים מסמכים נעוצה בכך שהחוק מחייב לשמור מסמכים לתקופה מסוימת. בנוסף לכך, הארגון זקוק מפעם לפעם לשלוף מסמכים שונים לצורכי העבודה.
עד לפני 15 – 10 שנים ברירת המחדש של כל ארגון הייתה לשמור את המסמכים בקלסרים שמנמנים המאוחסנים במרתפים טחובים ומאובקים. בדרך כלל אחד הקשיים היה לשלוף את המסמך הרצוי בזמני תגובה קצרים, כל שכן היה קשה לדעת בוודאות היכן מאוחסן כל מסמך. עם השנים ארגונים החלו להעביר את הקלסרים לבתי גניזה והצליחו לפנות לעצמם שטח יקר שהוסב למטרות אחרות.
הקדמה הטכנולוגית בתחום ההדמיה והדיגיטציה אשר תפסו תאוצה בעשור האחרון, הצליחה לגרום לארגונים רבים להיפטר מערמות המסמכים ולעבור לשיטת ניהול מסמכים במערכת ארכיון דיגיטלי, וכל זאת בסיוע סורקי מסמכים לארכיון שביצעו טרנספורמציה ממסמך פיזי למסמך דיגיטלי.
סריקת מסמכים מאפשרת לכל ארגון להעביר את המסמכים הישנים שלו מהמימד הפיזי למימד הוירטואלי המאפשר פעולות רבות על הקובץ המתקבל בתהליך. את המסמכים המצהיבים של פעם מחליפות תוכנות המייצרות מסמכים דיגיטליים (Open office, Word) ואת המחסן הטחוב מחליף הארכיון הדיגיטלי המאפשר ניהול הידע של הארגון באמצעות קליק אחד המאפשר למצוא כל מסמך, ולא משנה כמה מסמכים מאוחסנים בארכיון הדיגיטלי.
בדרך כלל נהוג לתייק את הכמויות העצומות של מסמכי הנייר בקלסרים עבי כרס ולאחסן אותם בארוניות, במדפים, במחסן ובכל פינה פנויה במשרד. המהדרין דואגים לשלוח את הקלסרים לגניזה בבתי ארכיב ובכך מבטיחים את היכולת לשלוף כל מסמך בעת הצורך. אם אתם רוצים ליצור לעצמכם ארכיון דיגיטלי כדאי שתעשו זאת באמצעות חברה המתמחה בתחום ניהול מסמכים. ראשית, עליכם לארגן את המסמכים שלכם כראוי. מיינו את המסמכים והשליכו מסמכים שאין בהם צורך או עניין. סדרו את הקלסרים אותם אתם רוצים לסרוק לפי שנים או נושאי משנה.
תוך כדי דיאלוג עם החברה שתבנה ותטמיע לכם את הארכיון הדיגיטלי, רשמו את הפרמטרים החשובים אותם תרצו להגדיר במערכת, כולל אלה שיאפשרו לכם לאתר את המסמכים בשניות. אתם יכולים לסרוק את המסמכים בעצמכם או לבצע הליך סריקת מסמכים בעזרת חברה חיצונית. לאחר שהתוכנה הותקנה והמסמכים נסרקו יש לשלב בין השניים, להטמיע את התוכנה ולא לשכוח לתת הרשאות מתאימות למשתמשים.