המרת PDF לוורד ואקסל במהירות 

פורמט PDF הוא פורמט שאינו ניתן לעריכה ללא תוכנה מתאימה. משתמשי מחשב רבים מקבלים ושולחים מסמכי PDF כפורמט מקובל המשמש למטרות רבות ומגוונות. לפעמים אתה מקבל קבצים סרוקים שלא ניתן לבצע בהם עריכה או להעתיק טקסט מסוים. תוכנת OCR מתאימה יכולה לבצע המרה של הקובץ לפורמט בר עריכה וחיפוש.

קבצי PDF רבים נוצרים בתהליך של סריקת מסמכים וללא יכולת חיפוש במסמכי PDF לא ניתן להפיק ערך רב מהשימוש בהם קיימות תוכנות OCR שונות שפותחו כדי להמיר קבצי PDF סרוקים לפורמט WORD והן מסייעות לנצל את המידע רב הערך הנמצא ב PDF על ידי המרת הקובץ לפורמט בר עריכה וחיפוש. 

אתרים חינמיים רבים מציעים שירות אוטומטי אונליין להמרת מסמך PDF ל WORD . כדאי להיזהר מפתיחת קבצים שקיבלתם מאתרים אלה כיוון שקיימים דיווחים על קבצים הנגועים בוירוסים ונוזקות. כמו-כן חשוב לזכור שהכלים החינמיים נותנים פתרונות שאינם מבוקרים על ידי איש מקצוע. כאשר רוצים להמיר קבצים בעברית שנסרקו לפורמט בר עריכה, רק מומחה לזיהוי תווים אופטי בעברית (OCR) ימיר את הקבצים במקצועיות לפורמט בר עריכה כגון וורד ואקסל

תוכנות המרה מתקדמות מאפשרות ביצוע OCR בעברית כאשר התוצאה שומרת על העיצוב המקורי של הטקסט. תוכנות אלה הופכות את המשימה של המרת PDF לוורד לקלה. המשתמש יכול לשנות את תוכן המסמך ובהמשך להמיר את המסמך החדש לפורמט PDF.

משתמשים המעוניינים להמיר קובץ PDF ל WORD או אפילו אקסל יכולים לרכוש את השירות על בסיס חד פעמי ולחסוך את העלות היקרה של התוכנה והזמן שיש להשקיע בתפעול שלה. לאחר ביצוע ההמרה אפשר לחלץ את הנתונים ולהשתמש בהם להכנת דוחות, פרויקטים ומסמכים דומים.

עוברים לעבוד במתכונת "משרד ללא נייר"

משרדים, עסקים, חברות, מוסדות וארגונים רבים קיבלו החלטה – להפסיק לאגור ניירות ולהתחיל לסרוק מסמכים שישולבו במערכת הארכיון הדיגיטלי של הארגון. זה אמנם הצריך שנים ארוכות של הבנת היתרונות הטמונים בהסבת מערכות מבוססות מסמכי נייר למערכות אלקטרוניות, השולפות מסמכים במהירות מהארכיון הממוחשב שלהם, אבל זה משתלם מאוד. 

מה מרוויח הארגון מסריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי? הוא חוסך כסף, חוסך זמן, הוא חוסך שטח אחסון, הוא עוזר לסביבה, הוא מגיב מהר על התרחשויות המצריכות שליפת מסמכים מהירה, הוא שומר על איכות המסמכים והוא מחזיק בגיבוי רב שכבתי לידע המצוי במסמכים הקיימים שלו. בשורות הבאות נפרט ונסביר כל אחד מהסעיפים. 

למה כדאי לסרוק מסמכים? 

חסכון בכסף – עצם העובדה ששליפת מסמך ספציפי נעשה בתוך שניות מהווה חסכון עצום לארגון. אם כל עובד היה צריך לבזבז 10 דקות בלבד ביום על שליפת מסמכי נייר מהקלסרים הנוכחיים, תעשו חשבון כמה זמן היה מבוזבז בחודש אך ורק לשליפת מסמכים. 

חסכון בזמן – עסקים רבים המנהלים קשר יומיומי עם לקוחות וספקים נדרשים מידי פעם לשלוף מסמכי אסמכתה של טרנזקציות עסקיות. ככל שזמן שליפת המסמך קצר יותר, הקשר עם הספק והלקוח טובים יותר. מענה מהיר מצביע על ארגון יעיל ואיכותי ומאפשר לארגון להתנהל ולהגיב במהירות בכל מצב. 

ארגונים האוגרים את המסמכים שלהם ולא מתייקים אותם בקלסרים המתאימים, מתקשים מאוד למצוא את המסמך המבוקש בתוך ערימות של אלפי מסמכים. מעבר לשיטת ארכיון דיגיטלי מאפשר למצוא כל מסמך במהירות רבה. 

איך עושים זאת? מקלידים את מילת המפתח שלדעתכם מצויה במסמך ומנוע החיפוש של תוכנת ניהול המסמכים שלכם תמצא אותו תוך שניות. האלטרנטיבה השנייה היא להתחיל לנבור בערימה או בקלסרים הרבים ולהתפלל שהמסמך קיים. 

חסכון במקום –  סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי מייתרת את הצורך במסמכי הנייר המקוריים לאחר פרק הזמן החוקי. התוצאה הישירה של ביטול הצורך במסמכים הישנים היא הקטנת שטח האחסון בארגון המיועד לקלסרים ולקרטונים עמוסי ניירת. את כל המדפים והספריות העמוסים באינספור מסמכים ניתן לפנות ולנצל ביעילות רבה יותר. כמובן שאפשר להקטין את שטח המשרד ולחסוך שכר דירה וארנונה. 

עזרה לסביבה – עצם השימוש בחברות הנותנות שירותי סריקה מצמצם באופן דרמטי את השימוש בנייר בארגון. ככל שנפחית את השימוש בנייר אנחנו מסייעים בשמירה על הסביבה. שמירה על איכות המסמכים – טבעו של נייר להצהיב, להתקמט, ללכת לאיבוד, להיאכל על ידי מזיקים ולעמעמם את הדיו המודפס עליו. סריקת מסמכים (חדשים וישנים) משמרת את המסמך ומאפשרת ליצור ממנו עותק חדש ועדכני.

אם מדובר במסמך חדש, הסריקה תשקף את איכותו ולא תצריך התערבות "קוסמטית". אם תצטרכו לסרוק מסמכים מצהיבים או מוכתמים תוכלו להיעזר בתוכנות גרפיות לביצוע תיקוני איכות לאחר הסריקה. כמו כן תוכלו לבצע OCR בעברית (זיהוי טקסט באמצעות תוכנה) ותקבלו את הטקסט שהמסמך מכיל בפורמט חדש, כאילו הוקלד במעבד תמלילים. 

סריקת מסמכים – מדוע כדאי להיעזר בחברה לשירותי סריקה 

במקום להחזיק בארגון אלפים רבים של מסמכים ישנים המצהיבים ומעלים אבק, מזמינים חברת סריקה שסורקת את המסמכים שלכם היישר לארכיון הדיגיטלי. ישנן בשוק לא מעט חברות לשרותי סריקה ולכן חשוב לבחור חברה אמינה ואיכותית שתגיע למשרדי הארגון ותביא איתה סורק מסמכים ומחשב נייד.

לאחר שהחומר ממוין ומסודר איש הסריקה סורק את מסמכי הנייר שלכם ושומר אותם כקבצים דיגיטליים במחשב הנייד. בתום התהליך הוא צורב את הקבצים על תקליטור ואת תוכנו תשלבו בתוכנת ניהול המסמכים של הארגון, תוכנה המכילה את כל מסמכי הארגון כשהם מסודרים בהתאם למתודולוגיה שהוגדרה מראש. 

להצעת מחיר

חייגו עכשיו 054-5880060