תוכנת ניהול מסמכים בארכיון דיגיטלי ממוחשב – למה כדאי בכל משרד?
ניהול מסמכים בצורה דיגיטלית מייעל את תהליך העבודה של הארגון. כאשר תהליך בחירת התוכנה המתאימה והטמעתה במחשבי הארגון נעשית בצורה מיטבית, היכולת לבצע סינון הרשאות שימוש במסמכי הארגון לפי עובדים, מייצרת שכבה נוספת של הגנה ואבטחת המידע הארגוני.
האופטימיזציה של זרימת העבודה של כל מסמך בארגון מאוד חשובה. זה אחד הדברים היכולים לעלות לארגון הרבה מאוד כסף בטווח הארוך, אם הוא נעשה באופן שגוי. עבודה עם מערכת ניהול מסמכים ממוחשבת ודיגיטלית מסייעת לא רק בביצוע העבודה המשרדית, אלא גם עוזרת למזער את הטעויות ולחסוך כסף.
מה היתרונות בניהול מסמכים דיגיטלי?
שרידות המידע – כאשר המידע הארגוני מרוכז בקלסרי מסמכים, קיימות סכנות רבות לאובדנו. מקרים כגון שטפונות, הצפות, שרפות, קצרים חשמליים, פריצות, גנבות, פגעי זמן ובלאי (רקבונות, הצהבת נייר, דהייה) הם חלק מהסכנות העלולות לגרום לנזק גדול לארגון אם הוא לא השכיל ליצור גיבוי מתאים למידע הזה.
הדרך היחידה ליצור שרידות ולגבות את המידע המרוכז על מסמכי נייר היא לצלם אותו ולשמור עותקים במקום מרוחק, או לבצע סריקת מסמכים ולשמור את הקבצים הדיגיטליים של המסמכים הסרוקים במספר מקומות מרוחקים.
עבודה מרחוק – ארגון העובד עם מערכת ניהול מסמכים אינטרנטית, מאפשר לעובדים שקיבלו הרשאות מתאימות לכך, להיכנס למערכת מרחוק בכל שעה ומכל מקום (ובתנאי שיש חיבור לאינטרנט) ולבצע את עבודתם גם אם הם אינם נוכחים במשרד. ארגונים מרובי סניפים הפזורים ברחבי הארץ או העולם מאפשרים לעובדים כניסה מרחוק וביצוע משימות ללא צורך להיות פיזית במשרד.
פיזור המידע והקטנת מוקדי כוח – המעבר הארגוני לעבודה במתכונת משרד דיגיטלי ללא נייר עלולה לפגוע לעיתים במרקם העדין בין ההנהלה לעובדים. היכולת להעלות מידע (קבצים) לתוכנה לניהול מסמכים היושבת על השרת הארגוני, מאפשרת לקחת מרכז כוח הנמצא אצל גורם אחד ולפזר אותו בין עובדים נוספים. מערכת תוכנה לניהול מסמכים מאפשרת להגדיר מי מהעובדים יוכל לצפות במסמכים ומי לא. כאשר המידע הארגוני הופך לנחלת הכלל עקב היכולת לשתף אותו (שיתוף קבצים) עם עובדים נוספים, הכוח שהיה אצל גורם אחד נלקוח ממנו.
חסכון בזמן – עבודה במתכונת "משרד ללא נייר" מאפשרת לארגון לחסוך זמן. סטטיסטיקות מראות שלפחות 10% מזמנו של העובד המשרדי הממוצע מבוזבז על חיפוש מסמכים, שליפתם והחזרתם למקומם בתום השימוש. כמו כן 2% מהמסמכים הולכים לאיבוד (או שהם אינם מאותרים כיוון שלא הוחזרו למקומם המקורי). ארגון העושה שימוש במערכת ניהול מידע דיגיטלית (ניהול מסמכים או ניהול ארכיון ממוחשב), חוסך את הזמן המבוזבז ומקטין את הסיכון לאבדן מסמכים.
חסכון בכסף – ארגון גדול שאינו עובד במתכונת "משרד דיגיטלי ללא נייר" מוציא מאות אלפי שקלים בשנה על נייר והדפסות. ארגון בסדר גודל דומה המנהל את המסמכים שלו במערכת דיגיטלית, מוציא פחות מחצי סכום על אותם מרכיבים. בל נשכח שמדובר עדיין רק בעלויות החומרים המתכלים בלבד, ללא עלויות אחסון ושכר עובדים. הטמעת מערכת לניהול מסמכים תחזיר את ההשקעה בה בתוך פחות משנה.