משרד ללא נייר
היום כל משרד יכול להשתמש בפתרון מצויין ויעיל לניהול המסמכים שלו. לאחר שתתבצע במשרד סריקת מסמכים, תוכלו לנהל אותם בתוכנה לניהול מסמכים, כאשר לכל מסמך תקלידו מילות מפתח המתאימות לו, כך שכל הארכיון הפיזי שלכם יהפוך להיות ארכיון דיגיטלי שיאפשר לכם למצוא מסמכים ביתר קלות.
שירותי סריקת מסמכים מקטינים משמעותית את כמות הקלסרים והתיקיות בחדר האחסון. ייתכן ואפילו לא תצטרכו יותר חדר אחסון למסמכים שלכם. זה יעזור לכם לחסוך בהוצאות ואת אזור האחסון תוכלו להפוך למשרד לכל דבר.
סרקתם? עכשיו תוכלו לנהל את המסמכים באופן דיגיטלי
אחרי שסיימתם את סריקת המסמכים ויש לכם קבצים דיגיטליים הזהים במדוייק לתוכן של הקלסרים שלכם, אתם יכולים לגשת לקבצים שלכם באופן דיגיטלי. הכי פשוט לבצע שליפה וחיפוש באמצעות תוכנת ניהול מסמכים. כל שעליכם לעשות הוא להקליד בחלונית החיפוש שבתוכנה מילה או צירוף מילים שעשוי לאתר את המסמך. התוכנה לניהול מסמכים תאפשר לכם לנהל את המסמכים הדיגיטליים שלכם באמצעות הרשאות צפיה ועריכה ותגן עליהם עם סיסמת משתמש. שימוש במערכת זו תאפשר לכם לקבל שליטה מלאה על המסמכים החשובים שלכם.
במידה ורוצים להימנע מהקלדת שדות מפתח בכל מסמך שנסרק, ניתן ליצור תהליך אוטומטי שמזהה את שדות המפתח הרצויים ונותן שם אוטומטי למסמך. בנוסף, המסמך מנותב באופן אוטומטי לתיקיה המתאימה. חשוב להדגיש שרמת הדיוק של התהליך אינה מלאה.
סריקת מסמכים וניהול מסמכים סרוקים בתוכנת ארכיון דיגיטלי עושה את העבודה במתכונת "משרד ללא נייר" לפשוטה. זה פחות מסובך לאתר את המסמכים שאתם צריכים במהלך העבודה. אם תרצו ליצור ורסייה של נייר מהקובץ שאיתרתם, לחצו על "הדפס" ויש לכם את המסמך ביד.
שירותי סריקה באתר הלקוח
ניתן לבצע את סריקת המסמכים בלשכת סריקה או לבצע סריקה באתר הלקוח. מניסיוני אספר כי ברגע שמסמכי הלקוח מגיעים ללשכת הסריקה, המערכות שלנו מוודאות שמה שנשלח לסריקה על ידי הלקוח, זה מה שהלקוח יקבל בחזרה (כמובן בתוספת דיסק עם הקבצים הדיגיטליים).
בטופס מיוחד אנחנו מבצעים רישום של מספר הקלסרים והקרטונים שהגיעו אלינו. בגמר הסריקה אנחנו מוודאים שהמסמכים שנסרקו וחוזרים ללקוח, זהים בכמותם לכמות הקלסרים והקרטונים שהגיעו.
סריקת מסמכים באתר הלקוח מייצרת רמת בטחון מכסימלית למידע שלכם. צוות הסריקה מגיע עם סורקים מקצועיים ומחשבים ניידים (ללא חיבור אינטרנטי) ומבצע את הסריקה במשרד שלכם, תחת עיניכם הפקוחה. בסוף יום הסריקה כל הציוד נשאר במשרד ואף קובץ אינו יוצא החוצה.
במידה והסריקה התבצעה בלשכת הסריקה שלנו, בתום הסריקה אנחנו מחזירים ללקוח את המסמכים שסרקנו והוא מחליט האם הוא רוצה להשמיד ולבער אותם או להחזיק אותם לתקופה נוספת. החזרת המסמכים ללקוח מאפשרת לו לוודא (ולו גם באופן מדגמי) שהסריקה יצרה קבצים זהים למקור. אם הלקוח רוצה לחסוך בשטחי אחסון במשרד הוא יכול להחליט שהוא רוצה להחזיק את המסמכים בבית ארכיב.
הסריקה שלנו נעשית באופן מקצועי וברמה הגבוהה ביותר. בכל שלב של הסריקה אנחנו מבצעים בקרת איכות. אנחנו מוודאים שכל הדפים נסרקו ומקפידים מאוד (הן באמצעות חיישנים בסורקים והן באמצעות בקרה אנושית) שלא נכנסים לסורק שני דפים או יותר בו זמנית.
המרת קובץ PDF לפורמט וורד
שירות נוסף שאנו מספקים ללקוחותינו מאפשר להם לבצע עריכה במסמך הסרוק. אנחנו מבצעים סריקת מסמכים לפורמט PDF ובאמצעות תוכנות OCR בעברית (וב- 190 שפות נוספות) אנחנו הופכים אותם לפורמט וורד, אקסל ופורמטים נוספים. את הקבצים הסרוקים אנחנו ממירים לקבצי PDF בר חיפוש. בקבצים אלו ניתן לעשות חיפוש, סינון ומיון לפי מילות חיפוש שתרצו.
שירותי הסריקה אינם מסתיימים בסריקת מסמכים. השירות שימושיי מאוד גם לסריקת ספרים, סריקת תמונות, סריקת כרטיסי ביקור, סריקת מפות ושרטוטים ועוד.
.gif){kind=icon}
רוצים ללמוד עוד על סריקת מסמכים?
חייגו עכשיו 054-5880060