סריקות מסמכים
מערכות לניהול מסמכים משמשות לאחסון תמונות ומסמכי נייר לאחר שעברו סריקה שיצרה קבצים דיגיטליים הנראים כמו המקור. התוכנה ממקמת את המסמכים הסרוקים בתיקיות מתאימות והיא מאפשרת שליפה מהירה של כל קובץ בהתאם למילות חיפוש המתארות אותו.
תוכנה לניהול מסמכים – איך זה התחיל?
רוב האנשים אינם יודעים שהרעיון של מערכות לניהול מסמכים הוא די ישן. פיתוח המערכת הראשונה החל כבר בשנת 1980. יצרני תוכנה החלו לחקור את הנושא ולפתח תוכנה שתנהל קבצים אלה. מערכות אלו היו ידועות כמערכות ניהול מסמכים אלקטרוניות (EDM). המפתחים בנו מערכות שהתמקדו בניהול מסמכים אלקטרוניים, קבצים שנוצרו ומאוחסנים במערכת הקבצים המקומית של מחשב. המערכות הראשונות ידעו לנהל מספר מצומצם מאוד של פורמטים של קבצים בלבד.
האבולוציה של מערכות ניהול מסמכים אלקטרוניות
המשך פיתוח מערכות ה- EDM המשיך לכיוון שבו הייתה בסופו של דבר יכולת לנהל את האבטחה, מסמכים אלקטרוניים, זרימת עבודה, כלי שיתופי פעולה וכלים נוספים. מערכת EDM בעצם מאפשרת לכל ארגון לקבל גם פקסים, קבצי אופיס וצורות נוספות של קבצים ולשמור עותקים שלהם כתמונות דיגיטליות. המסמכים מאוחסנים בתיקיה מתאימה לעיון או שימוש ושליפה בעתיד.
אחד משני היתרונות העיקריים של מערכות כאלה הוא שהם אינם דורשים שטח פיזי לאחסון כפי שמסמכי הנייר המקוריים דורשים. היתרון הבולט השני של מערכות EDM הוא שהם מאפשרים לחפש ולשלוף מסמכים מהמחסן בקצב מאוד מהיר. במידה והקבצים שנסרקו ונכנסו למערכת ניהול המסמכים עברו גם תהליך זיהוי טקסט (OCR) המערכת יכולה לאתר כל מסמך בהתאם לטקסט הקיים בו בנוסף לשדות המפתח שהקלדנו עבורו.
מערכות ניהול מסמכים בנות ימינו
קיימות מערכות רבות של ניהול מסמכים וארכיון דיגיטלי. אחת התכונות הנפוצות ביותר במערכות הקיימות היא היכולת לאחסן מסמכים בפורמט המקורי שלהם כגון: Microsoft Word או PDF . יחד עם זאת קיימת כיום גם נטייה גוברת ודרישת משתמשים לאחסן את המסמכים שלהם גם בפורמט HTML.
Hyper Text Markup Language – HTML הוא שפת הסימון המשמש בהצגת דפי אינטרנט בדפדפן האינטרנט. הרעיון מאחורי הדרישה הוא לייבא את כל המסמכים לפורמט זה כדי שיהיה קל יותר לבצע חיפוש ושליפה של מסמכים. מערכות EDM מודרניות המסתמכות על שיטה זו יכולות להתנהג כמו מנועי חיפוש כגון גוגל, בינג או יאהו.