סריקת מסמכים ל OCR
אם מקשיבים מהצד לשיחות של אנשי עסקים, פעמים רבות שומעים את המונח "אתה צריך להוציא כסף כדי להרוויח כסף". האמת היא שיש משהו מאוד נכון במשפט הזה, בעיקר אם בשורה התחתונה, לאורך זמן, ההשקעה מכוסה והיא מסייעת להגדיל את הכנסות העסק, או לפחות לקצץ בהוצאות בצורה משמעותית.אם אתה מחפש היכן תוכל לקצץ בהוצאות כך שבשורה התחתונה יישאר יותר כסף בקופה, כדאי שתתאים את עצמך לעולם המודרני שמשתמש בכלים חדשים ויעילים.
לא משנה מהו התחום העסקי שלך, מה שחשוב זה כמה כסף אתה מוציא על תפעול, שכירות, ציוד ומלאי שיספק לך מכירות רווחיות. בזמנים בהם הכלכלה בריאה והעסק מצליח, הכול טוב ויפה, אך אם העסק מפסיק להכניס כבעבר, לא מן הנמנע לבחון הכנסת תהליכים ומערכות חדשות שיסייעו לקיצוץ בעלויות השוטפות, בהקטנת ההוצאות ובהגדלת ההכנסות.
הגדלת ההוצאות ללא קיצוץ בעלויות השוטפות זה לא הרעיון הכי חכם, במיוחד כאשר הרבה ארגונים במגזר הפרטי מרגישים האטה מתמשכת במכירות.זו הסיבה שהוצאת כסף על שירותים כגון סריקת מסמכים והכנסת תוכנות ניהול מסמכים לעסק הוא מצב שבו כולם מנצחים.
ארגון, עסק או מוסד המנוהל במתכונת של משרד ללא נייר אינו תלוי בהימצאות של מסמכים מקוריים בשטח הפעילות שלו. אם מסמך מסוים שנדרש אינו נמצא כי הוא אבד, נקרע או התבלה, לארגון יש העתק דיגיטלי מלא שלו (באמצעות סריקת מסמכים שהארגון מבצע באופן קבוע).
מעבר של עסק המנהל את מסמכיו במתכונת ארכיון דיגיטלי אינה מתבצעת ביום אחד. יש צורך באפיון נכון, בבחירת תוכנת ניהול מסמכים מתאימה, בהתקנת התוכנה, בהתחלת תהליך של סריקת מסמכים ושילובם בתוכנה, וכמובן בהדרכת העובדים. התהליך הזה מתפרס על פני מספר שבועות כאשר בתום התהליך הארגון הופך לארגון הפועל בשיטת "משרד ללא נייר" וכל המסמכים שלו מרוכזים בארכיון דיגיטלי.
כיוון שעסק המנוהל באופן דיגיטלי והמחשבים שלו פתוחים לאינטרנט חושף את המידע שלו למשתמשים לא רצויים, האקרים וריגול תעשייתי, יש צורך במערכת הגנות פנימיות וחיצוניות.העסק חייב למנוע מכל גורם זר לחדור פנימה למידע הדיגיטלי, ובנוסף עליו להתגונן מפני גורמים עוינים פנים ארגוניים באמצעות מתן הרשאות שימוש, עריכה וצפייה מתאימים לכל עובד.