משרד ללא נייר
אחד היתרונות הגלומים במעבר לשיטת עבודה דיגיטלית היא היכולת להשתמש בחתימה דיגיטלית. חתימה דיגיטאלית מאפשרת לארגון לשלוח מסמכים חתומים באינטרנט כאילו שנשלחו בדואר. אם קיבלת במייל מסמך, הדפסת אותו, חתמת עליו, סרקת אותו שוב, ושלחת אותו במייל לשולח, קיימת כאן לכאורה שרשרת פעולות שמאשרות את חתימתך. אבל רק לכאורה.
מסמך חתום שנשלח במייל לא מאפשר לדעת מי בדיוק חתום עליו. באמצעות חתימה אלקטרונית יוצרים פרוצדורה המאפשרת זיהוי וודאי של השולח. כיוםחתימה דיגיטלית הפכה להיות ראיה קבילה בבית משפט ודרך לשליחת מסמכים בטוחה באינטרנט.
בארגונים רבים (עסקיים, ממשלתיים וכו') יוצרים מסמכים הדורשים חתימה של גורמים מסוימים. מסמכים אלה מועברים לנמענים הדרושים לחתימה, אולם יש צורך בהדפסתם לשם הוספת חתימת הנמען. חתימה אלקטרונית מאפשררת לבצע חתימה על מסמכים, ללא הצורך המוקדם בהדפסתם. באמצעות כך נחסכת עלות הדפסה של המסמכים (לדוגמה: מסמך של 300 עמוד שיש להעבירו בין חברות כשהוא חתום).
שילוב חתימה אלקטרונית (חתימה דיגיטלית) במערכת המחשוב הארגונית נותנת יתרונות רבים. ע"י בחירת פתרון איכותי וידידותי שמתממשק לתוכנת ניהול מסמכים ארגונית ועם תוכנות אופיס המייצרות מסמכים ניתן לשלב באופן אוטומטי שדות בהם תשולב חתימה ידנית, תוך הגדרת מאפיינים מתאימים וברמת אבטחה גבוהה. באופן כזה ניתן לשגר את המסמך לסבב חתימות במייל ולהחזיר מסמך מוכן לנמען הרצוי. בתהליך כזה הארגון יחסוך זמן המבוזבז על ניירות, עלויות משלוח, סריקת מסמכים ועוד, וכל זאת ברמת אבטחה גבוהה של מסמכי הארגון.
זקוקים להצעת מחיר? חייגו עכשיו 054-5880060