סריקת מסמכים באתר הלקוח
ישנן סיבות רבות מדוע אנשים רוצים לסרוק, ולכל אחד סיבות משלו. סריקה של מסמכים עסקיים מיועדת בעיקר לשמירה על המקור למקרה של נזק או אובדן, לחסכון בשטחי אחסון יקרים (בבית או בארגון) התפוסים כיום ע"י קלסרים ולחסכון בזמן הרב שעובדים משקיעים בחיפוש מידי יום אחר מסמכי המקור. החסכון במקום ובזמן מתורגם ישירות לחסכון כספי.
בארצות הברית, ב-11 בספטמבר 2001, קרסו מגדלי התאומים וקברו איתם אלפי אנשים. הנזק העקיף היה התאיידות מאות מיליוני מסמכים שהיוו את בסיס המידע של 400 חברות (50 אלף עובדים) ששכנו בבניינים. הריסת המגדלים גרמה לפגיעה חזקה בכלכלת מנהטן. כ-400,000 איש איבדו את מקום עבודתם בניו יורק, משרדים נסגרו, עסקים נפגעו מאובדן הידע, יוזמות הוקפאו והנזק היה עצום. בישראל, בינואר 2013, החורף הגשום הוכיח שגשמי ברכה עבור אחד עלולים להיות גשמי קללה לאחר. בישוב בת חפר ובמקומות נוספים בארץ, גרמו גשמים עזים וממושכים להצפה לא צפויה ושטפו איתם תכולה של מאות בתים. השטפונות השמידו בין היתר תמונות, אלבומים ומסמכים.
בין אם הביטוח משלם על הנזקים ובין אם לאו, קלסרים עמוסים במסמכים חשובים ו / או אלבומי תמונות עם תוכן סנטימנטלי לא ניתנים לשחזור. אם הם הושמדו, לא ניתן להחזירם או לשחזרם. אבל אם סרקתם אותם והשכלתם לשכפל את הקבצים הסרוקים לשמירה במספר התקני אחסון (כגון תקליטורים), אותם פיזרתם במספר מקומות (משרד, חברים, משפחה, כספת וכו') להגדלת השרידות, אתם יכולים להיות רגועים. את התמונות והמסמכים שסרקתם תוכלו להדפיס ולשחזר כאילו לא ניזוקו.
מדוע כדאי לסרוק מסמכים?
התחום של סריקת מסמכים צובר פופולאריות מיום ליום והוא נכנס במהירות לבתים, למשרדים, חברות וארגונים המעוניינים לפנות שטחי מדף העמוסים בקלסרים וקרטונים, ולהמיר את המידע על גבי הנייר, למידע דיגיטלי (קבצים) הניתן לשימוש, הדפסה, שחזור, חיפוש ושליפה בקלות רבה. חשוב לדעת שאם המטרה היא יצירת גיבוי דיגיטלי למסמכי המקור, ניתן להסתפק בסריקה. אבל במידה ורוצים לנהל את המסמכים
שנסרקו במערכת ממוחשבת (ארכיון דיגיטלי ממוחשב), יחד עם קבצי מסמכים המיוצרים ישירות במחשבי הארגון (באמצעות מעבדי תמלילים כגון וורד), יש צורך גם בתוכנה לניהול מסמכים.
ניהול מסמכים בארגון הוא נושא רב חשיבות. ככל שנפח המידע בארגון גדל, יש לנהל ולטפל במגוון רב של מסמכים (כגון: וורד, דואר אלקטרוני, פקסים, גיליונות אלקטרוניים וכיוצא בזה). אם תרצו ללמוד יותר על ניהול מסמכים כדאי שתקראו את הפרק העוסק בכך.
שירותי סריקה
שירותי סריקת מסמכים מאפשרים לארגון להמיר את המסמכים שלו לקבצים דיגיטליים בהליך של סריקת מסמכים. רבים שומרים את המסמכים שלהם בקלסרים עבי קרס המאוחסנים במשרדים מרובי מדפים ואוגרים שכבת אבק עבה. אחסון המסמכים בארכיון גוזל משאבי כ"א, מקום וזמן ומקשה לנהל את המידע הרב הזה באופן ממוחשב ולאתר מסמכים בקלות.
לבטח קרה לכם שחיפשתם חשבונית, תעודת משלוח או כל מסמך נייר אחר ולא מצאתם. או גיליתם שהקלסרים הרבים המכילים מסמכים תופסים שטח אחסון יקר אותו היה ניתן לנצל לשימושים אחרים. סריקת מסמכים מאפשרת לארגון לחסוך משאבים יקרים ולעבוד במתכונת דיגיטלית ללא תלות בנייר.שיטה זו מאפשרת העברת כמויות גדולות של מסמכים בכל גודל, החל מגודל של כרטיס ביקור ועד לשרטוטים ומפות גדולות ברזולוציות סריקה גבוהות. למעשה מדובר בעיקרון פשוט. העברת המידע ממסמכי הנייר למדיה דיגיטלית. זה יכול להיות על גבי דיסק קשיח, זיכרון נייד ועוד, בין אם באמצעות שירותי סריקה של לשכת סריקה או באמצעות עבודת סריקה פנים ארגונית.
היתרונות בסריקת מסמכים
סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי חשובה מאוד לארגונים מכל גודל, וכל זאת למה?
1. חיסכון רב בזמן המושקע בחיפוש אחר מסמכי נייר בערימה של מסמכים וקלסרים. סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי תעשה עבורכם את החיפוש בזמן קצר. מקלידים את הביטוי הרצוי והמסמך יופיע על המסך.
2. חיסכון במקום הרב הנתפס על ידי קלסרים מאובקים המעלים זקן לבן. מסמכי הנייר שתפסו מדפים, ארונות וחדרים יאוחסנו בארכיון דיגיטלי שיפנה הרבה שטח במשרד.
3. שרידות של המידע החשוב של הארגון והצלתו מפני אסונות ומפגעים רבים. לצורך ההמחשה זכרו את הפיגוע הגדול בהיסטוריה במגדלי התאומים. לחברות רבות לא היה גיבוי לארכיונים החשובים שלהם. לו היה להן גיבוי לכל מסמכי הנייר ולמידע הדיגיטלי, הן היו חוסכות כסף רב שהושקע לאחר האסון בניסיונות השחזור. אסונות בארגונים ובארכיונים כגון שריפות הארכיב, שיטפונות, הצפות, גניבות, פריצות וכניסת גורמים זרים הצופים במסמכים רגישים, כל אלה מחזקים את הצורך בשמירה דיגיטלית רב שכבתית על המידע החשוב של הארגון.
שירותי סריקה – הפתרון הטוב ביותר
סריקת מסמכים היא הדרך הטובה ביותר המאפשרת לארגון לחסוך כסף על מקום, לחסוך כסף המבוזבז בזמני חיפוש אחר מסמכים, והיכולת לשמור על שרידות המידע היקר של הארגון. ניתן לסרוק מסמכים באופן עצמאי באמצעות כלים פנים ארגוניים. דרך זו עלולה לארוך זמן רב, אם לוקחים בחשבון שהעסק צובר מסמכים רבים מידי חודש. הדרך השנייה והמקצועית היא באמצעות שירותי סריקה של חברה מקצועית הנותנת פתרון מהיר ויעיל. הסריקה מתבצעת והמסמכים מועברים לתוך ארכיון דיגיטלי במחשבי הארגון ויהיו נגישים ומגובים.
כל מנהל ארגון יודע מהי החשיבות של חיסכון בזמן ובמקום בשורה התחתונה של הארגון. העברת ערימות המסמכים לארכיון דיגיטלי באמצעות סריקת מסמכים תיתן את הכלים הטכנולוגיים לארגון ותסייע לו לחסוך כסף ולהתייעל.
זקוק מיידית להצעת מחיר?
חייג 054-5880060
.