מהו ניהול מסמכים?
ניהול מסמכים (או משרד ללא נייר – Paperless) הוא תהליך שבו מרכזים את קבצי המסמכים שנוצרו במחשבי הארגון (באמצעות תוכנות אופיס וכדומה) במקום מוגדר, ובנוסף הופכים את מסמכי הנייר לקבצים דיגיטליים עליהם ניתן לבצע פעולות נוספות. כיוון שהמסמכים הם חלק מהמידע והידע בארגון, חשוב לרכז מידע זה כך שיהיה זמין לשליפה ולשימוש לכל מי שקיבל את ההרשאות לכך. כאשר מדובר במסמכים שנוצרו במחשב, דהיינו בקבצים דיגיטליים כגון וורד או אקסל, התהליך קל ופשוט. ברם, כשאנחנו רוצים להכניס למחשב את התכנים האחרים שלנו, כגון טפסים, ניירות, מכתבים, חשבוניות, מסמכים, תעודות משלוח, חוזים, תמונות וכיוצא בזה, יש צורך בתהליכי סריקה.
ניהול מסמכים מוצלח בארגון מחייב התייחסות רצינית להטמעת התהליך בקרב משתמשי הארגון. זה מחייב שינוי בגישה ו"חינוך" המשתמשים לריכוז המסמכים החדשים והישנים במקום אחד, ובנוסף, לוודא כי הם פועלים לפי השיטות והכללים החדשים שהותוו בשלב התקנת התוכנה, דהיינו הקלדת תווים מסוימים בשדות המתאימים במערכת ניהול המסמכים. ידועים מיקרים בהם ארגונים הקימו מערכות ניהול מסמכים מתקדמות בהשקעה גדולה, ולאחר זמן לא רב היא ננטשה והעובדים חזרו לעבוד בשיטה הישנה. מקרים כאלה קרו וקורים, הן בארגונים מתקדמים עתירי מחשוב, והן בארגונים מבוססי עבודת נייר.
קחו לדוגמה חברה יצרנית שהחלה לסרוק את תעודות המשלוח החתומות שחזרו מהלקוחות לאחר אספקת הסחורות. המסמכים החתומים והסרוקים שולבו במערכת התוכנה החדשה שהותקנה בארגון. בדיקה שנעשתה בחלוף מספר חודשים גילתה כי חלק מתעודות המשלוח לא נסרק, כיוון שאחד העובדים במחסן הוחלף בעובד חדש שלא עבר הכשרה מתאימה ולא עבד בעבר מול מחשב. כל ההשקעה ברכישת סורקי ארכיון מקצועיים ותוכנות מתקדמות היו לשווא.
גישות בהקמת מערכת לניהול מסמכים
קיימות מספר גישות בתחום של משרד ללא נייר. גישה אחת הטוענת כי יש צורך בהקמת מאגר מידע ארגוני אחד כך שכל משתמש שקיבל את ההרשאה המתאימה, יוכל לגשת למסמכים, לצפות בהם ולבצע בהם שינויים, תוך שמירה על הגרסה של המסמכים המקוריים. גישה שניה מציעה ליצור מערכת המתאימה לצורך מסוים בלבד ללא צורך בהקמת מערכת לכלל הארגון.
גישה שלישית דוגלת בהקמת מערכת ניהול למסמכים המשלבת בין שתי הגישות, כך שכלל מסמכי הארגון יהיו מנוהלים במקום מרכזי, ובנוסף יהיו מחיצות בהן ינוהלו מסמכים פרוייקטאלים כאלה ואחרים. חברה המעוניינת להתחיל לעבוד עם תוכנת ניהול מסמכים, צריכה לחשוב בכמה תתבטא התועלת לארגון, האם ההשקעה מוצדקת, האם ניתן להטמיע תוכנה כזו בסביבה האנושית בארגון, האם התוכנה תאט את עבודת המשתמשים או תייעל אותה, מה התהליכים והשיטות שיש לנקוט כדי לשלב את המערכת בהצלחה, האם צריך גם תוכנת סריקה וכיוצא בזה.
בחירת תוכנה לניהול ארכיון מסמכים דיגיטלי
לאחר ההחלטה על הצורך בתוכנה, על החברה לבחור בתוכנה המתאימה ביותר עבורה. בהמשך עליה לתכנן את המסלול הנכון בו תשולב התוכנה בארגון. יש צורך להחליט על ההיבט המחשובי של הטמעת התוכנה במערכות המידע בארגון, כולל מחשבה על שרידות, אבטחה וגיבוי הנתונים במערכת. יש צורך לקבל החלטה בדבר שילוב מסמכים ישנים המתויקים בקלסרים עבי קרס ומאוחסנים בארכיונים, בתי גניזה ובתי ארכיב. החברה יכולה להחליט כי רק מסמכים משנה מסוימת ישולבו בתוכנת ניהול ארכיון, ויתר המסמכים יישארו מתויקים בקלסרים. במקרה כזה יש לבצע סריקת מסמכים ושילובם במערכת.
מערכת תוכנה לניהול ארכיון דיגיטלי מחייבת תכנון תהליכים נכון, בחירה של תוכנה מתאימה לצרכי הארגון, תהליך מדוייק של סריקת המסמכים על ידי עובדי הארגון, או שימוש בשירותי סריקה חיצוניים, הטמעת המסמכים הסרוקים במערכת ושימוש מושכל בנתונים. לאחר שסרקתם את מסמכי החברה וקיבלתם ארכיון מסמכים, תצטרכו לשלב אותם בתוך מערכת ארכיון דיגיטלי. הכנת הקבצים לשילוב במערכת ניהול מסמכים. חשוב לדעת מהם המסמכים שתסרקו והאם תשתמשו בברקודים לצורך זיהוי המסמכים או בשיטות זיהוי אחרות.
ישנן תוכנות ניהול ארכיון רבות וחשוב לרכוש תוכנה טובה. חשוב להגדיר את המאפיינים הרצויים לסוגי המסמכים שלכם, חשוב לדעת האם אתם זקוקים למפתוח. חשוב להגדיר האם אתם זקוקים ל- OCR ובאיזו שפה, האם תרצו להמיר אותם לקבצי PDF, האם המסמכים שלכם מכילים יותר מעמוד אחד, והיכן תרצו לאחסן אותם. נקודה חשובה נוספת – האם תרצו גישה לארכיון המסמכים שלכם דרך האינטרנט. אם כן תצטרכו לדאוג לאבטח את הגישה ולהגדיר מי יכול לגשת למסמכים ומהם ההרשאות שלו.
הציעו לך להוריד תוכנת ניהול מסמכים בחינם? אל תעשה זאת אלא אם כן הן אינן מוגבלות במספר המסמכים שתוכל לנהל בהם. אם תשוטט באינטרנט תמצא אתרים המציעים תוכנה לניהול מסמכים חינם. תוכנות אלו יציעו לך מערכת עם תוכנת ניהול מסמכים (ניהול ארכיון), המאפשרת לך לנהל כמות מסמכים מוגבלת. לאחר תקופת ניסיון או שימוש במספר מוגבל של מסמכים, מן הסתם תרצה להגדיל את כמות המסמכים שהמערכת תנהל, אבל עכשיו אתה שבוי. קיבלת תוכנות ניהול מסמכים חינם עם יכולות שלא אופיינו על ידך, והסיבה היחידה שהשתמשת בה היא העובדה שהיא "חינמית". אם תרצה להגדיל את כמות המסמכים, תצטרך לרכוש תוכנת ניהול מסמכים (ניהול ארכיון דיגיטלי) בכסף מלא.
אין לנו דבר נגד מתנות חינם מכל סוג. המלצתנו היא לבחור תוכנת ניהול מסמכים (ניהול ארכיון) לפי הצרכים שלך ולא לפי מתנות של חברות כאלה ואחרות. אל תתפתה להצעות כאלה ובחר תוכנה לניהול מסמכים לפי הצרכים האמיתיים שלך. נקודה נוספת – אם מציעים לך להתנסות חינם בתוכנת ניהול מסמכים המכילה את כל היכולות, זה בסדר גמור. אתה יודע מראש שאתה מנסה את התוכנה לפרק זמן מסויים ואחר כך תשלם על המערכת. הכל ברור וידוע מראש. חשוב שתוכנת ניהול מסמכים תעשה עבודה טובה ותאפשר לך יכולות ארכיון, סריקת מסמכים ועוד, תוך כדי ניהול כמויות בלתי מוגבלות של מסמכים.
זקוקים מיידית להצעת מחיר? חייגו עכשיו 054-5880060