ארכיון דיגיטלי
כשמנהלים ארכיון דיגיטלי, שכפול המידע הדיגיטלי ואחסונו במדיה מתאימה (תקליטורים, קלטות גיבוי, דיסקים וכדומה) הוא קל ופשוט. מערכת ארכיון דיגיטלי מאפשרת למנהל הרשת בארגון לקבוע אילו משתמשים יקבלו הרשאות גישה ולאיזה מידע. בנוסף, ניתן להגדיר האם למשתמש מותרת צפייה במסמך בלבד, עריכה, שינוי במסמך, יצירת גרסה חדשה, הדפסה וכדומה. ארכיון דיגיטלי מתקדם מאפשר למנהל המערכת גם יכולת מעקב אחר פעולות המשתמשים במסמכים כך שאם משתמש כלשהו ינסה לבצע פעולה בלתי חוקית, מנהל המערכת יקבל דיווח. בין אם מדובר בסריקת מסמכים, סריקת ספרים. או סריקת שרטוטים, ניתן לתת הרשאות לכל קובץ שבמערכת.
סריקת מסמכים למיקרופילם
סריקת המסמכים מאפשרת למשרד לחסוך המשאבים היקרים ולעבוד במשרד מופחת נייר מול מידע מנוהל.שיטה זו מאפשרת העברת נפחים גדולים של מסמכים בכל גודל שהוא , החל מגודל של כרטיס אוטובוס ועד לגרמושקה ברזולוציות סריקה מהגבוהות בארץ ובעולם. מרבית הארגונים הקטנים סורק את המסמכים שלו בסורק מסמכים המייצר קבצים גראפיים. ארגונים גדולים ומוסדות סורקים את המסמכים שלהם למיקרופילם.
סריקת מסמכים למיקרופילם מתאימה לארגונים הרוצים לשמר את המסמכים שלהם לעשרות שנים. למיקרופילם יש יכולת להחזיק מעמד באופן תקין למשך 100 שנים. יתרון נוסף בסריקה למיקרופילם הוא ביציבות הטכנולוגית שלו. המיקרופילם קיים עשרות שנים והוא אינו משתנה חדשות לבקרים כפי שקבצי נתונים מתחדשים מידי מספר שנים. סריקה במיקרופילם מתאימה לשימור מסמכים היסטוריים בני עשרות שנים שהחוק מחייב את שמירתם ושמצבם הפיזי פגום ורגיש. מסמכים היסטוריים נוטים להתפורר ותהליך הסריקה הקונבנציונלי עלול לפורר את המסמכים.
סריקת מסמכי נייר
סריקת מסמכים באמצעות סורקי מסמכים קונבנציונליים מתאימה למסמכים מגוונים מכל סוג והיא מיועדת ליצור קבצים דיגיטאליים שישולבו במערכת ניהול מסמכים שמאפשרת לנהל את המסמכים בארגון בלחיצת עכבר. ארכיון דיגיטלי מתאים לארגונים המעוניינים לעבוד בסביבה ללא נייר והיא מחלקת את המסמכים לתיקיות ולאינדקס בהתאם לפרמטרים שונים שהוגדרו מראש. את המסמכים הסרוקים מעבירים תהליכי מפתוח, זיהוי טקסט ועריכה כדי שהמערכת תזהה את המסמך בהתאם לפרמטרים שנגדיר כך שנוכל לאתר כל מסמך רצוי במהירות.
החל מחודש יולי 2005 אישרה שרת המשפטים להגיש מסמכים סרוקים לבית המשפט, כך שגם מסמך סרוק יהיה קביל בבית משפט כאילו היה מסמך מקורי. חידוש זה מאפשר לארגונים רבים לסרוק את מסמכי המקור שלהם לקבצים דיגיטליים ולגרוס את הניירת שצברו.
המשרד עמוס מסמכים? סקאנבוק תסרוק הכל ותפנה לכם מקום רב במשרד.
חייגו עכשיו 054-5880060 ונסרוק לכם במחיר הטוב בישראל!