כל מנהל מערכות מידע או מנהל מחשוב המתחיל בבניית ארכיון מסמכים (ארכיון דיגיטלי / ארכיון אלקטרוני) יודע שבשלב די מוקדם בתהליך בניית המערכת הוא יזדקק לתוכנת OCR. כדי להצליח בבניית הפתרון הנקרא "משרד ללא נייר", יש צורך במספר מרכיבים איכותיים נוספים. אם אתם רוצים לחסוך ולא להשתמש בשירותי סריקה של חברה חיצונית, תוכלו לבצע את הסריקה בעצמכם. לשם כך יש צורך לרכוש סורק. רצוי סורק מסמכים מקצועי ומהיר כדי שניתן יהיה לבצע סריקת מסמכים ישנים לצורך שילובם במערכת הארכיון הממוחשב.

סריקה של מסמכים היא שלב מקדים המייצר את "חומר הגלם" למערכת ניהול מסמכים שתדע לנהל בחוכמה את מסמכי הארגון. אם בכל זאת בחרתם לבצע את הפרוייקט בעזרת חברה לסריקת מסמכים, תוכלו לבקש שהסריקה תיעשה באתר הלקוח. זה יקטין את הסכנה לזליגת מסמכים החוצה. בדרך כלל יש צורך גם בתוכנה שתנהל את מסמכי הארגון. אם אתם ארגון קטן ואתם מחפשים תוכנת ניהול מסמכים, חשוב שתגדירו את הצרכים שלכם לפני רכישה של תוכנה שאינה מתאימה לארגון.

ניהול מסמכים סרוקים יכול להתאפשר בהצלחה רק עם יכולת זיהוי תווים במסמך. בנייה מוצלחת של תוכנת זיהוי תווים אופטי OCR לשפה העברית מהווה אתגר מורכב. להבדיל מהשפות הלועזיות, השפה העברית משתמשת לעיתים בניקוד הטקסט, ובנוסף, קיימות אותיות שעיצובן דומה, לדוגמה האות ו' והאות ן', האות ג' והאות נ', האות ם' הספרה 0 והאות ס' ועוד. מעצבי פונטים מודרניים בעת האחרונה נוטים לצמצם את ההבדלים הקטנים ממילא שאינם תורמים להגדלת אחוזי הזיהוי של תוכנות ה- OCR.

מפתחי תוכנות זיהוי טקסט משתמשים בטכנולוגיות מתקדמות כדי להגדיל את אחוזי הזיהוי של האותיות בעברית, רק נציין שהשימוש בהן מאפשר OCR לכתב עברי באחוזי הצלחה הקרובים ל 95%. לצורך ההשוואה, אחוזי הזיהוי של האותיות הלטיניות קרוב ל- 99% והוא נובע מחיבור התוכנה למילון משוכלל המקטין את אחוזי הטעות בכך שהם מוצאים את המילים הנכונות במילון.

מהי תוכנת זיהוי טקסט OCR?

תוכנה זו מאפשרת לתרגם מסמך סרוק לאוסף של תווי טקסט המומרים לקובץ בר עריכה. זיהוי תווים אופטי מאפשר לחסוך זמן רב של הקלדת מסמכים למחשב. ארגונים שאינם משתמשים בתוכנת OCR בעברית צריכים להשקיע שעות רבות בהקלדת מסמכים. לדוגמה – חוזה משפטי המכיל 500 דפים כאשר החוזה נוצר במכונת כתיבה לפני שנים רבות והארגון מעוניין להפוך אותו לפורמט וורד. כדי להקליד את החוזה למחשב הארגון יידרש לעשרות שעות הקלדה ולהוצאה כספית גדולה.

כדי לקצר את הזמן ולקבל את אותה התוצאה הארגון מזמין שירות לסריקת מסמכים למחשב. המסמכים הסרוקים מוכנסים לתוכנת זיהוי תווים אופטי הממירה את קובץ ה- PDF הסרוק לקובץ וורד. לשם כך יש צורך בסורק מסמכים ותוכנת OCR בעברית עם אחוזי זיהוי גבוהים.

תוכנה איכותית נחשבת לכזו כאשר אחוזי הזיהוי שלה גבוהים ויש לה יכולת לזהות פונטים מכל סוג, (ואפילו כתב רש"י). זיהוי הטקסט נעשה במהירות גבוהה והוא יכול לנתח ולזהות אלפי מילים בדקה. לצערנו עדיין לא פותחה התוכנה האולטימטיבית עם יכולת זיהוי של 100% ולכן יש צורך בהגהה.

מה אנחנו מציעים?

סקאנבוק מציעה שירותי המרת קבצים מפורמט PDF לפורמטים שונים כולל Word, Excel, PowerPoint, HTML ו-TXT. אם יש לכם קובץ PDF ואתם זקוקים להמרה מהירה לאחד הפורמטים הללו, נוכל לבצע זאת מעכשיו לעכשיו, תוך 4 שעות או תוך 24 שעות. אם אתם צריכים גם שירות לסריקת מסמכים ל PDF, נוכל לעשות זאת בתוספת תשלום.

סקאנבוק מבצעת המרת קבצי PDF ל-Word ואקסל ברמת דיוק גבוהה, המפחיתה צורך בהקלדות ידניות. שלחו לנו את הקבצים במייל ונחזיר לכם קובץ Word או אקסל לבחירתכם ללא הגהה. אופציה להגהה בתוספת תשלום.

מה השלב הבא?

1. שלחו את הקובץ למייל: contact@scanbook.co.il.
2. ציינו את השירות, השפה והפורמט הדרוש.
3. לאחר בדיקת הקובץ, נחזיר תשובה עם הצעת מחיר.
4. התשלום על ההמרה יועבר בהעברה בנקאית, ביט, או פייבוקס לפני תחילת העבודה.
5. הקובץ החדש יישלח אליכם במייל לאחר קבלת התשלום ולאחר מכן תצא חשבונית.