אנשים רבים מאמינים שזה בלתי אפשרי לבטל לחלוטין את השימוש שלנו בנייר. בצורה זו או אחרת השתמשנו תמיד בנייר לצרכים רבים ומגוונים וכנראה שתמיד נמשיך לעשות זאת. זה מרגיש טבעי עבורנו, במיוחד במגזר העסקי שמייצר חשבוניות, תעודות משלוח וניירת מסחרית ומשרדית רבה.
כפי שהקדמה הגיעה לכל פינה כמעט בחיינו, אין סיבה שלא נכניס את הקידמה גם לכל מה שקשור בשימוש שלנו בנייר. המרת השימוש בנייר באמצעים דיגיטליים יחסוך כסף רב ויתרום באופן משמעותי לשימור כדור הארץ.
חשבו כמה מקום וכסף אפשר לחסוך על ידי היכולת לגרוס ולבער תיקיות מלאות במסמכים, במיוחד כאשר חלק מהם נמצא אצלך במשרד. באמצעים הטכנולוגיים העכשוויים יש לנו יכולת לקרוא על גבי המחשב טקסט ומידע הכתוב במסמכי נייר, כמעט כפי שאנחנו רגילים להחזיק את מסמך הנייר בידינו. ניתן לקרוא את אותו מידע במסך המחשב, בטאבלט או אפילו בסמארטפון.
סריקת מסמכים בשרון
היעילות הנובעת מכך היא בראש וראשונה חסכון בשטחי אחסון. אתה משתמש בקבצים דיגיטליים במקום במסמכי נייר ואינך צריך אותם באופן פיזי במשרד. יותר קל ויותר מהר לגשת אליהם כשהם סרוקים במחשב, לשתף אותם, לשלוח באמצעות הדוא"ל או להדפיס אם אתה באמת צריך. הרבה כסף ניתן לחסוך בעקבות סריקת מסמכים.
ראשית חסכון בשטחי האחסון במשרד. פחות שטח פחות שכר דירה. שנית, חסכון בזמן האיתור של מסמכים שונים החבויים בקלסרים הרבים. חסכתם שעה ביום פירושו שחסכתם שני חודשי עבודה של עובד במשרד. שלישית, שימוש מופחת במדפסות. לעיתים עלויות ההדפסה אינן גדולות, אך באופן מצטבר לאורך השנה זה סכום משמעותי.
לא משנה מה הסיבות שלך לעבור למתכונת ניהול המשרד כמערכת ארכיון דיגיטלי. הכי חשוב זה שהארגון חייב להתחיל לסרוק את המסמכים שלו. יש יתרונות כלכליים רבים לכך, אבל קיימת גם השפעה על איכות הסביבה.
סריקת מסמכים ברמת השרון
היתרון המידי בסריקת מסמכים הוא בהקטנת שטחי האחסון במשרד. אבל פועל יוצא נוסף הוא שהשיטה הדיגיטלית לניהול המסמכים שלך הופכת להיות יעילה יותר. כל המסמכים מרוכזים במקום אחד והיכולת לבצע חיפוש מסמך מסויים או אפילו מילה בתוכנה לניהול מסמכים היא קלה ופשוטה (בהנחה שהמסמכים עברו תהליך זיהוי טקסט עם תוכנת OCR).
הצוות שבמשרד יכול למצוא מסמכים מסוימים שהוא צריך כמעט מיד ואינו צריך לחפש דף אחרי דף נייר בקלסרים הרבים הפזורים במשרד. מקליקים בתוכנה ומבצעים חיפוש פשוט המחשב.
סריקת מסמכים בהרצליה
יתרון נוסף נעוץ בכך שהמסמכים יכולים להיות הרבה יותר בטוחים כאשר הם נסרקו וגובו. אם חלילה מסמכי המקור יינזקו מכל סיבה שהיא, סריקת מסמכים מאפשרת לשלוף את הקבצים המהווים צילום מצב של מסמכי המקור.
ברגע שהארגון ביצע סריקת מסמכים, אוטומטית התווסף אלמנט של אבטחה, בעצם העובדה שאתה יכול כעת לגבות את הקבצים הסרוקים של המסמכים במקומות רבים ככל שתרצה, כך שבמקרה ומשהו יקרה למסמכי המקור או למערכת המחשב המקומית המכילה את המסמכים הסרוקים, ניתן לשלוף את הגיבוי ולאחזר את המידע במערכת. הקבצים יהיו מגובים באופן בטוח במקום אחר.
יתרון נוסף הוא בכך שקבצים דיגיטליים זמינים תמיד ולא כמו מסמכי נייר. במקרה של נזק משריפה או הצפת מים, הנייר הוא כמעט תמיד הדבר הראשון שנכנע לאיתני הטבע.
זקוק מידית להצעת מחיר?
חייג עכשיו 054-588-0060