לשכת שירות לסריקת מסמכים
כאשר שוקלים לבצע פרויקט סריקה על ידי חברה לסריקת מסמכים, יש מספר גורמים שישפיעו על הצלחתו או כשלונו. השאיפה להעביר את המשרד או הארגון לעבודה בסביבה נטולת נייר יכולה לצאת מהכוח אל הפועל רק אם נעשה תכנון נכון של התהליך. כדי שתוכל להשיג את היעד מפרוייקט סריקה וניהול מסמכים כדאי להתוות סדרת פעולות שתוביל אותך צעד אחר צעד להשיג את המטרות, וליישם סביבה אמיתית של "משרד ללא נייר" עם תוכנה לניהול מסמכים. לעבודה במתכונת "משרד ללא נייר" עם תוכנת ניהול מסמכים יש יתרונות רבים כגון: שיפור התהליכים העסקיים, יתרון תחרותי על פני המתחרים, שביעות רצון לקוח משופרת, פיתוח מטריצה פשוטה לזיהוי דרישות לקוחות וספקים.
ניהול מסמכים מספק יתרונות רבים למשרד עמוס בנייר, והמטרה העיקרית לצמצום כמות הנייר והמסמכים עשויה להשתנות בין ארגון לארגון. לשם כך חשוב להבין מראש איזו תועלת תופק מכך, באיזה מחיר, ותוך כמה זמן תוחזר ההשקעה. היתרונות המוחשיים במעבר לעבודה במתכונת "משרד ללא נייר" עם תוכנה לניהול מסמכים מאפשרת יתרונות רבים.
1. חיסכון בשטח – השטח במשרד מהווה את אחת ההוצאות הקבועות הגבוהות בארגון. במקום להשתמש בשטחי משרד יקרים לאחסון מסמכים וקלסרים עדיף לבצע סריקת מסמכים לקבצים דיגיטליים שיאוחסנו בדיסקים קשיחים שעלותם זולה. ארגון ששטחי המשרד שלו קטנים והוצאותיו נמוכות, יכול להציע שירותים במחירים זולים ולהיות אטרקטיבי וריווחי יותר מהמתחרים. עד כמה חשוב לארגון שלך לחסוך בהוצאות השכירות?
2. חיפוש, שליפה ואחזור מסמכים – העבודה עם תוכנת ניהול מסמכים מאפשרת חיפווש מהיר של מסמכים מכל סוג. ככל שהמסמך יאותר במהירות רבה, החסכון הכספי במרכיב שכר העבודה יגדל. אם תחסוך שעה ביום על כל עובד, תגלה שחסכת 10-20 אחוז בהוצאות שכר העובדים מידי חודש. הנוחות והמהירות בשליפת מסמכים באה לידי ביטוי בהעדפת הלקוח. לקוחות הרוצים שירות מהיר ויעיל מעדיפים לעבוד עם ארגונים זריזים. האם תרצה להיות תחרותי או ששביעות רצון הלקוחות אינה מעניינת אותך?
3. התאוששות מאסון – תאר לעצמך שמחר בבוקר כל מסמכי הנייר של הארגון (מסמכים מקוריים שאין להם גיבוי) היו נפגעים עקב שריפה, שיטפון, גניבה, פריצה, רעידת אדמה או פיגוע. מה היית עושה? אובדן כזה גורם לנזק בלתי הפיך בדיוק כפי שקרה באסון התאומים בארה"ב. הפגיעה בעסק או במוניטין שלו עלולים להיות גדולים עד כדי חיסולו. כמה חשובה לך שרידותו של הארגון?
4. רגולציה – המדינה מגדירה חוקים ותקנות בעבודה עם מסמכים. ארגונים המשוייכים לסקטורים מסויימים מחויבים בעמידה בתקנות לשמירה על מסמכיהם. האם כדאי לארגון שלך להיות חשוף לסיכון בגלל שלא ביצעת סריקת מסמכים?
5. עבודה משותפת במסמכי הארגון – חלק גדול מהמידע הארגוני צריך להיות נגיש למספר עובדים בו זמנית. היכולת לשתף מסמכים דיגיטליים בין גורמים פנימיים (ולעיתים גם חיצוניים) מהווה יתרון חשוב. במערכות ניהול מסמכים ניתן לתת הרשאות צפיה, עריכה, שיתוף וכדומה לכל משתמש בנפרד. האם חשובה לך היכולת של שיתוף מסמכים במערכת התוכנה הארגונית?
6. אבטחת מידע משופרת – ליבו של כל ארגון הוא המידע העסקי שלו. חלק גדול מהמידע הארגוני הוא מודפס, וחלקו דיגיטלי וחשוף לעיני העובדים במהלך העבודה. כאשר מבצעים סריקת מסמכים מאובטחת (ומקפידים לבצע גריסת מסמכים לפתיתים כדי למנוע ריגול תעשייתי) מצמצמים את אפשרויות החשיפה של המסמכים לזרים. כשמגדירים הרשאות צפיה לכל משתמש ניתן לחסום גישה של מקורות העלולים להביא לזליגת המסמכים החוצה. האם קיימת דרישה לבקרת גישה למסמכים סודיים בארגון?
7. הקטנת עלויות האחסון בבתי ארכיב – לאחסון מסמכים בבתי גניזה וארכיב יש מחיר שנתי קבוע. מסמכים רבים ניתן לסרוק ולגרוס ללא צורך באחסון. האם בדקת שגישה פנים ארגונית למסמכים הדיגיטליים תהיה זולה יותר? האם בדקת כמה פעמים בשנה הארגון נדרש לאחזור מסמכים מבית הארכיב?
8. תזרים מזומנים משופר – מחלקות הכספים והנהלת החשבונות הן בדרך כללל המשתמשות העיקריות בתוכנה לניהול מסמכים. היכולת לשלוף במהירות מסמכים כגון חשבוניות, הזמנות, תעודות משלוח וכדומה, מהווה יתרון וחסכון בעלויות. בדקת האם יש להם צורך בשליפה מהירה של מסמכי ספקים? האם הם נדרשים מידי פעם לאתר תעודות משלוח חתומות לאישור קבלת המוצר על ידי הלקוח?
זקוק מיידית להצעת מחיר מסקאנבוק?
לשרותי סריקה בלשכת הסריקה או בבית הלקוח
חייג: 054-588-0060