קיימות מגוון שיטות לסריקת מסמכים. חלקן מתאימות לחברות וארגונים וחלקן מאפשרות גם לאדם הפרטי לסרוק את מסמכיו ולארגן את המסמכים הביתיים באופן נוח שיחסוך לו שטח אחסון.
כיצד סורקים מסמכים ביתיים?
ניתן לצלם את המסמכים עם הסמארטפון באפליקציות סריקה, לסרוק עם מכשיר משולב, או לסרוק באמצעות סורק מסמכים ייעודי לסריקת מסמכים. אם בחרתם לסרוק עם הטלפון, לפני בחירה באפליקציית הסריקה וודאו שניתן לסרוק רצף של דפים, כאשר בסוף הסריקה תוכלו לשמור את הקובץ בפורמט PDF הניתן להורדה.
בחרתם לסרוק בסורק מסמכים. איזה סורק מומלץ?
בשוק ניתן למצוא מגוון רחב של סורקי מסמכים, וסורקים עם מזין נייר אוטומטי הם הנפוצים ביותר. כל הסורקים הנמכרים כיום מאפשרים סריקה בשחור לבן, בגווני אפור או בצבע. למשתמש הביתי כדאי לרכוש סורק מסמכים בסיסי עם מזין נייר אוטומטי שמחירו כ- 1,000 ש"ח בלבד. לחלופין ניתן לרכוש מכשיר משולב (מדפסת, מכונת צילום וסורק) שמחירו מאות שקלים וליהנות מיכולות הדפסה וסריקה גם יחד. הבעיה היא שהדגמים הזולים אינם מכילים מזין נייר אוטומטי.
לאלה המעוניינים לסרוק מסמכים בודדים, תמונות, ספרים, חוברות וכדומה כדי לקנות סורק שטוח שמחירו 300-400 ש"ח. סורק זה מאפשר לסרוק את המסמכים ל PDF ולתת להם שם שיתאר את תוכנם. לדוגמה: "חשבון חשמל ינואר 2025", ולתייק את כל החשבונות בתיקיה עם השם: "חשבונות חשמל".
כשתרצו ביום מן הימים לאתר חשבון חשמל מסוים תוכלו לעשות זאת בהקלדה בשורת החיפוש במחשב. כדאי לסרוק ברזולוציה של 300 DPI כדי לקבל תוצאה איכותית שתאפשר בעתיד לבצע OCR על הקבצים ולהפוך אותם לברי חיפוש ועריכה.
סריקת מסמכים לחברות
סריקת מסמכים בגופים עסקיים שאינם רוצים להשקיע ברכישת ציוד ובהכשרת עובד למשימה, מומלץ שייעשה באמצעות חברה לסריקת מסמכים. אם החברה מעוניינת לסרוק בעצמה, כדאי שתרכוש סורק מסמכים מתקדם, כזה המכיל מזין נייר אוטומטי ויכולת סריקה של אלפי מסמכים ליום. כמו כן חשוב להגדיר עמדה ייעודית במשרד למשימה ולהצטייד בתוכנה מתאימה.
גם לעסקים כדאי לעשות סריקת מסמכים לקובץ PDF ברזולוציה של 300DPI כדי שבעתיד ניתן יהיה להוסיף לקבצי ה- PDF יכולות חיפוש בעזרת תוכנת OCR. זיהוי תווים במסמכים מאפשר להפוך את המסמך הסרוק (שהוא תמונה לכל דבר) לקובץ טקסט בר עריכה הניתן לבצע בוו שינויים, חיפוש מילים, שדות ועוד.
כדי להגדיר סורק מסמכים המתאים לצרכים שלכם כדאי שתענו על מספר שאלות:
-
כמה דפים צריך לסרוק?
-
האם הדפים מודפסים משני צידי הדף?
-
מה גודל המסמכים (A4, A3)?
-
האם המסמכים צבעוניים או בשחור לבן?
-
האם צריך לבצע זיהוי טקסט (OCR) לאחר הסריקה?
-
האם המסמכים מקומטים, מצהיבים, רקובים, מתפוררים, משודכים, בניילוניות או בקלסרים?
-
האם צריך לסרוק מסמכים היסטוריים או גם מסמכים חדשים?
-
האם יש לכם את כוח האדם המיומן לבצע סריקת מסמכים?
-
האם משתלם כלכלית לסרוק את המסמכים בעצמכם או שעדיף להיעזר בחברה לסריקת מסמכים?