אחד היתרונות בביצוע סריקת מסמכים הוא פינוי של שטח התפוס בקלסרים וקרטוני נייר. כאשר מסלקים את התיקיות והקלסרים מתפנה מקום יקר ערך היכול לשמש למטרות אחרות. כפי שכולנו יודעים מחירי השכירות של שטחי משרד הם פקטור משמעותי ברווחיות העסק. אם אנחנו ממלאים שטחי משרד בקלסרים, אינינו יכולים להפיק הכנסה מאותם שטחים. פינוי הקלסרים מהמשרד ועשיית שימוש בשטחים שהתפנו לצורכי הגדלת ההכנסה, זוהי הדרך החכמה להתנהלות עסקית.
ברגע שביצעתם סריקת מסמכים והפכתם אותם לקבצים דיגיטליים, אתם יכולים לשמור אותם במספר רב של עותקים ואמצעי גיבוי ואחסון. צריך לזכור שהמסמך המקורי הוא אחד, אך ברגע שסרקתם אותו ויצרתם ממנו קובץ, אתם יכולים ליצור ממנו מספר עותקים המאוחסנים במקומות שונים לצורך שמירה וגיבוי.
השימוש בארכיוני הנייר הולך ופוחת וארגונים רבים עוברים לניהול מסמכים ממוחשב. פינוי שטחי משרד מייצר חסכון גדול ולא רק בטווח הארוך אלא גם בטווח הקצר. כיוון שרוב המערכות לניהול מסמכים כגון אלה שאנו מספקים, הן פשוטות לתפעול וקלות לשימוש, הארגון יכול להפיק תועלת באופן מידי, כאשר מתפנים שטחי משרד ועובדי הארגון מנהלים את המסמכים בתוכנה ממוחשבת.
הם אינם צריכים לבזבז זמן על הליכה לארכיב, חיפוש הקלסר הספציפי ואיתור המסמך הרצוי. כל עובד שיש לו ניסיון בתפעול מחשב יכול להשתמש במערכת בקלות ללא כל הכשרה. מערכות כאלה מותקנות בעסקים וארגונים בתחומים כמו פיננסים, מגזר ציבורי, הייטק, תעשיה, בטחון, שירותים ובריאות, והעובדה היא שהן אינן יקרות במיוחד.
ארכיון המסמכים הארגוני מכיל מסמכי נייר התופסים שטח רב. המסמכים מאוחסנים בקלסרים מאובקים והם נרקבים ומתבלים. בכל פעם שרוצים לתייק מסמך או לשלוף מסמך, מבזבזים זמן רב. סריקת המסמכים הקיימים והפקת מסמכים דיגיטליים במעבדי תמלילים מחליפה במהירות את ארכיוני הנייר ההיסטוריים.
סריקת המסמכים והפיכתם לקבצים דיגיטליים מאפשרת גם תיוק ושליפת מסמכים בלחיצת כפתור. ארגונים מתקדמים מבצעים סריקת מסמכים והם מחליפים את ארכיוני הנייר בארכיון דיגיטלי המאפשר להם לחסוך במשאבים, בכסף, בזמן, בעובדים, ביכולות גיבוי משופרות, ביכולת ניהול הרשאות, בתרומה לאיכות הסביבה ועוד.
ברגע שעוברים לניהול מסמכים בארכיון דיגיטלי ממוחשב יש לסרוק באופן יומי קבוע כדי למנוע הצטברות של מסמכים. לצורך כך ניתן להיעזר בחברת סריקה כדוגמת סקאנבוק. החברה תגיע למשרדכם אחת לשבוע / חודש באופן קבוע ותבצע סריקה איכותית ומרוכזת של כל המסמכים שהצטברו.
