סריקת מסמכים היא אחת השיטות הקלות והזולות ביותר המאפשרת לכם להפוך קלסרים עתירי נייר לקבצים דיגיטליים הניתנים לאחסון באופן דיגיטלי במערכת המחשוב בארגון. ניתן לעשות בהם שימוש בכל עת, בהווה ובעתיד, והם מאפשרים לוותר כמעט כליל על השימוש בנייר. סריקה של קלסריםבמשרד מתבצעת בעזרת סורק מסמכים מקצועי מהיר לסריקת ארכיון או באמצעות מכשירים משולבים המאפשרים לסרוק כמעט כל דבר, החל ממסמכים רגילים, מסמכים המכילים כתב יד ועד תמונות.
היתרונות של סריקת מסמכים
היתרון העיקרי של סריקת מסמכים הוא שהקבצים יכולים להיות מאוחסנים באופן דיגיטלי במערכת המחשב, ובמידה ויצרתם מספר גיבויים למסמכים שסרקתם, אין סיכון לאבד את המקור. יתר על כן, מסמכים אלקטרוניים אפשר לאחסן לטווח ארוך, בעוד שלנייר יש בלאי טבעי ונטייה להצהיב ולהרקיב עם השנים. כיוון שכך, יש מקום לדאגה בכל ארגון העובד עם מסמכים רבים האמורים לשרוד שנים ארוכות ואין להם גיבוי.
יתרון נוסף הוא היכולת של מסמך אלקטרוני להיות מצורף לדואר אלקטרוני ולהישלח לכל מקום בעולם ללא מגבלה של כמות או סכנה של אובדן. עבודה עם מסמך דיגיטלי מאפשרת ליותר מאדם אחד לקרוא את המסמך בו זמנית או לעבוד על המסמכים שנסרקו. זה בלתי אפשרי עם מסמכי נייר.
תוכנות סריקה
סריקת מסמכים נעשית בעזרת סורק ארכיון מקצועי מהיר ותוכנה ספציפית. תוכנת הסריקה חייבת להיות מותקנת במחשב המבצע את הסריקה. יחד עם זאת קיימים סורקים שאינם מצריכים חיבור למחשב אלא מהווים תחנת סריקה מושלמת הסורקת את המסמכים ושומרת אותם כקבצים דיגיטליים לדיסק און קי. ניתן להשתמש גם במכונת צילום שבה מותקנת תוכנת סריקה מובנית.
אז אם אתם מתכננים סריקה בעצמכם במשרד ואינכם רוצים להוציא כסף על רכישת סורק מסמכים מקצועי, אתם יכולים לנסות לעשות זאת עם מכונת הצילום הישנה והטובה שלכם.
שימוש בסורק מקצועי יחד עם תוכנת סריקה מאפשרים להבטיח שלא נכנסים מסמכים כפולים לתעלת הסריקה (ואם כן לתת חיווי), להוריד צבעים הקיימים במסמך המקורי, ליישר את הטקסט הנסרק תוך כדי סריקה (במידה והמסמך נכנס עקום לסורק), לסרוק מגוון רחב של גדלי מסמכים בו זמנית, לעבוד על מספר תוכניות סריקה מתוכנתות ועוד.
התוכנה לוכדת את תמונת המסמך ומאחסנת אותו באופן דיגיטלי בתיקיה שהוגדרה במחשב. אם הסורק איכותי ומקצועיתקבלו תמונה חדה וברורה ותוכלו לעשות בה שימוש עתידי בהתאם להגדרות של תוכנת ניהול המסמכים שלכם.
כיום, כדי להפוך את משימת הסריקה לקלה ומהירה יותר, הרבה חברות מספקות שירותי סריקת מסמכים. אם אתם רוצים לעבור לעבוד עם מסמכים סרוקים ולהיפטר מארכיון מסמכי הנייר שלכם (ובדרך תיפטרו מהקלסרים הרבים, הארונות, המדפים, הארכיב וערמות הנייר) ויחד עם זאת תקבלו גישה מהירה למסמכים שסרקתם, אתם יכולים להיעזר בשירותים של חברות סריקה אשר יעשו את העבודה בשבילכם.
חברת סריקה יכולה לסרוק עבורכם את כל המסמכים ולשמור אותם בכל פורמט דיגיטלי שתרצו. התשלום יכול להיות על בסיס יומי או לפי כמות המסמכים שנסרקו. וכל זאת ללא מאמץ מהצד שלכם. שיטה נוספת לביצוע משמית סריקת המסמכים בארגון היא לזמן אליכם את חברת הסריקה (במידה והיא מתמחה במתן שירותי סריקת מסמכים באתר הלקוח).
אם תרצו לסרוק בעצמכם ולהיעזר בסורק מסמכים מקצועי, דעו כי כיום סורקים רבים ממותגים שונים זמינים כיום בשוק והם נמכרים כעת במחיר סביר ומאפשרים לכם לסרוק כמות גדולה של נייר בפרק זמן קצר מאוד.
לקבלת מידע נוסף על סריקת מסמכים , אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר. נשמח להציע פיילוט חינם (לכמות סריקה המתאימה לכך) ולהגיש הצעת מחיר אטרקטיבית ומהירה.
זקוק מיידית להצעת מחיר מדוקיומנטס?
חייג עכשיו 054-5880060